Hasil Rapat I Hogwartz
- 15 Maret 2009 -
- 15 Maret 2009 -
Rapat ini bertujuan untuk membahas sistem dulu pada Hogwartz, yang mempunyai kecenderungan pada sisi negatif, dimana sistem Hogwartz tersebut adalah :
a. Acara Hogwartz sebelumnya, diatur dan diurus oleh beberapa anggota saja sehingga anggota tersebut mempunyai tugas rangkap/lebih yang membuat kualitas acara tersebut tidak maksimal.
b. Kepedulian terhadap anggota Hogwartz masih kurang, sehingga yang lebih dipentingkan hanya teman2 yang “dianggap” lebih terkenal. Cthnya: perayaan hari ulang tahun hanya diterapkan pada beberapa orang tertentu saja.
c. Ide/pendapat hanya ditampung dan dipikirkan oleh beberapa anggota sehingga masukan dan pengembangannya terbatas.
d. Kurang ada sosialisasi kepada anggota Hogwartz sehingga anggota cenderung tidak peduli, tidak dipedulikan, dan bersifat pasif.
Hasil dari rapat tersebut adalah :
1. Pembagian 9 ( sembilan ) seksi/bidang Hogwartz. Tujuannya, yaitu :
a. Setiap anggota mempunyai bidangnya masing-masing, sehingga kualitas bidang tersebut lebih maksimal.
b. Dengan begitu, setiap anggota Hogwartz tahu dimana ide/pendapatnya harus disalurkan karena masing-masing bidang telah ditetapkan.
2. Masa jabatan bidang tersebut adalah 1 tahun. Periode 2009-2010. Penambahan masa jabatan ataupun pergantian jabatan akan dibahas lagi sesuai kondisi di lapangan.
3. Setiap bidang mempunyai koordinator dan anggota masing-masing bidang (anaknya). Jadi, semua kegiatan yang berhubungan dengan bidang tersebut, dituangkan kepada koordinator, bukan anggota. Setelah itu, koordinator yang akan menampung, menyaring, dan melakukan pembahasan dengan anggota-anggotanya.
4. Dengan pembentukan koordinator masing-masing bidang, BUKAN BERARTI koordinatorlah yang HANYA memikirkan bidang tersebut saja, tetapi SEMUA anggota Hogwartz juga turut ikut memikirkan, dan setelah itu, koordinator yang menampung ide teman-teman.
5. Koordinator bidang tersebut dapat merekrut anggota tambahan sesuai kebutuhan dan keperluan dimana anggota tambahan tersebut bersedia dan tidak mengganggu kegiatan di bidangnya.
Sembilan seksi/bidang tersebut, beserta singkatannya, adalah :
1. Komunikasi dan Informasi (KoIn = Komunikasi dan Informasi)
1a. Blog
Koordinator : David
Anggota : Handy, Herry, Caroline, Hendro, Stephanie
2a. SMS
Koordinator : Harmoko
Anggota : -
Fungsi :
Menjaga hubungan/koneksi antar anggota Hogwartz agar tidak terputus,
Menyebarkan informasi sesuai bidangnya (blog/sms), dan
Mengembangkan blog sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan anggota Hogwartz.
Target :
Mengatur susunan, tampilan, dan gadget-gadget yang menunjang kebutuhan dan kemudahan dalam mengakses (blog).
Agenda :
Menerapkan sistem angket tentang ID Hogwartz dan Q Hogwartz pada blog.
2. Sosialisasi/kepedulian (Sos = Sosialisasi)
Koordinator : Erica
Anggota : Bestari
Fungsi :
Melakukan hal-hal yang bersifat sosial dengan anggota Hogwartz sehingga ada rasa kedekatan dan kepedulian antar sesama Hogwartz.
Target :
Memikirkan program/acara yang memiliki fungsi sosial.
Agenda :
Program yang telah diterapkan adalah Hari Ulang Tahun Anggota Hogwartz. Info lebih jelas, klik disini.
3. Peninjau/pengamat (Ninja = peNinjau)
Koordinator : Benny Irawan
Anggota : Harrison, Agus S, R. Santoso, Nita, Sugianto, Deva
Fungsi :
Melakukan peninjauan terhadap program/acara yang telah diterapkan sebelumnya.
Peninjauan tersebut meliputi :
a. Sisi positif dan negatif tiap program/acara
b. Sistem angket
c. Kritik dan saran tiap program/acara
d. Penyaringan dari poin a, b, dan c sehingga ada gambaran tentang perbaikan positif untuk selanjutnya (planning)
Target :
Mengumpulkan kesan dan pesan dari anggota Hogwartz terhadap tiap program/acara yang telah diterapkan,
Melakukan studi banding, dan
Melakukan perbaikan untuk program/acara selanjutnya
Agenda :
Sistem angket telah diterapkan pada acara Pra Reuni Hogwartz dan Hogwartz Valentinez Day.
4. Pendataan/dokumentasi (Dok = Dokumentasi)
Koordinator : Linda Meliani
Anggota : Nita, Glory, Afni, R. Susanto
Fungsi :
Mendata dan menyimpan dokumen-dokumen tertulis mengenai :
a. program/acara yang telah dilaksanakan,
b. identitas setiap anggota Hogwartz
Target :
Mengupdate informasi mengenai setiap anggota Hogwartz,
Menyediakan photographer dalam setiap program/acara,
Menyediakan tempat untuk menyimpan file dan dokumen tersebut
Agenda :
Dokumentasi pernah diterapkan pada daftar hadir (tamu) dalam acara Pra Reuni dan Hogwartz Valentinez Day,
Pembagian kertas berisi informasi mengenai identitas, jadwal hari ulang tahun, dan teman terdekat dari masing-masing anggota Hogwartz dalam Rapat Hogwartz.
5. Program/acara dalam kota (Dako = Dalam kota)
Koordinator : Agustin
Anggota : Susanto, Yusuf, Janssen, R. Susanto
Fungsi :
Membuat, membahas dan mengatur suatu program/acara yang bertempat di dalam kota (Medan) agar berjalan dengan lancar.
Target :
Menciptakan program/acara yang unik yang dibagi dalam beberapa kategori, seperti :
Ramah Lingkungan, mis: Acara Naik Sepeda Bersama
Olahraga, mis: Acara Jogging Bersama
Iptek, mis: Program Debat tentang Perkembangan Gadget
Agenda :
Acara yang pernah diterapkan : Pra Reuni Hogwartz, dan Hogwartz Valentinez Day
6. Keuangan/Bendahara (Bank)
Koordinator : Yenni
Anggota : -
Fungsi :
Mengeluarkan biaya keperluan Hogwartz untuk sementara
Mengumpulkan uang dari setiap anggota Hogwartz
Menyimpan uang sebagai cadangan keuangan
Target :
Melakukan pengutipan uang secara rutin dengan jangka waktu yang ditentukan koordinator.
Agenda :
Sistem pengutipan uang yang pernah diterapkan adalah sistem pengutipan dari teman-teman terdekatnya dan sistem “Ketemu baru dibayar, gak ketemu gak dibayar-bayar. Cape deh...”
7. Konsumsi (Mami = Makanan dan Minuman)
Koordinator : Huivitha
Anggota : Andrea, Lestari
Fungsi :
Mengatur konsumsi dalam rapat dan program/acara (dalam dan luar kota)
Target :
Mengatur kecocokan jenis konsumsi sesuai keadaan
Mengatur agar pengeluaran untuk konsumsi seminimal mungkin
Mengatur jadwal konsumsi
Agenda :
Jenis konsumsi yang pernah diterapkan adalah air putih, agar-agar, dan mie pansit.
8. Program/Acara luar kota (Luko = Luar kota)
Koordinator : Serlly Marissa
Anggota : Dewina
Fungsi :
Membuat, membahas dan mengatur suatu program/acara yang bertempat di luar kota dimana terdapat pembagian sub bidang lagi, yaitu:
8a. Villa dan transportasi
Koordinator : Handiman
Fungsi : Mengatur hal-hal yang menyangkut villa dan transportasi.
8b. Peralatan
Koordinator : Deva Chandra
Fungsi : Mengecek kelengkapan peralatan yang akan dibawa
8c. Kebersihan
Koordinator : Yenni
Fungsi : Mengatur hal-hal yang menyangkut kebersihan
8d. Kesehatan
Koordinator : Serlly M
Fungsi : Membawa obat/kotak P3K untuk kecelakaan/sakit yang bersifat umum
8e. Sound system
Koordinator : David
Fungsi : Mengatur hal-hal yang menyangkut peralatan elektronik, seperti Sound System, DVD Player, dsb
9. Pengembangan Organisasi (KIn = Kreatif dan Inovatif)
Koordinator : Andy
Anggota : Wesley, Benny Kurniawan, Susanto
Fungsi :
Memikirkan terobosan-terobosan baru, modernisasi, dan keBuddhaan, dimana semuanya itu bertujuan agar organisasi Hogwartz bersifat kreatif, inovatif, tidak kuno, dan sesuai perkembangan bisnis, informasi dan teknologi.
Target :
Mengumpulkan dan mengandalkan pengetahuan dan informasi dari setiap anggota Hogwartz untuk dituangkan pada penerapan Hogwartz ke depannya, mis: Bisnis Hogwartz, dsb.
Agenda :
Terobosan baru yang pernah diterapkan adalah Acara Pra Reuni, Hogwartz Valentinez Day, dan penerapan sistem pembagian seksi/bidang Hogwartz pada Rapat Hogwartz.
Maka, dengan pembentukan kesembilan seksi/bidang tersebut,
a. Anda dapat memaksimalkan bidang Anda masing-masing
b. Anda tahu bidang mana yang tepat untuk menerima ide/pendapat Anda
